GESTIONNAIRE POLE INTERVENANTS EXTERIEURS (H/F)

Nous sommes à la recherche d'un Gestionnaire Pôle Intervenants Extérieurs (H/F) pour rejoindre la Faculté de l'EM Normandie, afin de d'accompagner et faciliter les parcours administratifs, logistiques des intervenants extérieurs qui interviennent sur l'ensemble de nos campus.

Activités et missions principales :
Être le premier point de contact des intervenants extérieurs (CDDU et honoraires) après le recrutement et s'assurer de la bonne intégration des intervenants extérieurs :
Accueil physique et téléphonique
- Réponse aux différentes sollicitations des intervenants extérieurs (1er niveau de réponse)
- Transmission des autres demandes aux services concernés
Prendre en charge la gestion administrative des intervenants extérieurs :
- Gestion des dossiers d’entrée administratifs :
Accompagnement des intervenants extérieurs dans la complétion de leur dossier administratif.
Vérification des pièces administratives et valider les dossiers
Suivi des dossiers
Relances mails et téléphoniques

Gestion les contrats à partir de l’outil métier :
- Vérification des données contractuelles pour contrats CDDu et prestations
- Edition, envoi des contrats et suivi des signatures
- Relances mails et téléphoniques

S’assurer de la véracité et de la mise à jour de l’information transmise aux intervenants extérieurs en lien avec les services RH et juridique.

Remonter les problématiques rencontrées par les intervenants extérieurs au supérieur hiérarchique
- Faire le suivi des candidatures reçues via l’outil recrutement
Accompagner les intervenants extérieurs dans l’utilisation des outils digitaux :
o Suivi de participation aux formations sur les outils de l’école par le service concerné
o Relance si nécessaire
o Premier niveau de réponse sur les outils de l’école

Vous reconnaissez dans cette offre d'emploi ? Postulez sans plus attendre !

L'équipe Recrutement sera ravie d'étudier votre candidature.

Comment se déroule le processus de recrutement ?

- Si vous correspondez au profil recherché, vous serez contacté(e) pour un premier entretien RH en distanciel puis un second entretien avec la manager 
Poste à pouvoir au plus vite.
Au plaisir de faire connaissance,

Formation :

De formation niveau BAC + 2 dans les métiers du secrétariat ou expérience professionnelle avérée complétée par la formation professionnelle et continue

Compétences :

• Maîtrise des outils bureautiques et outils métier en interne (ERP Aurion, Moodle…)

• Maîtrise des techniques de secrétariat

• Maîtrise de l’anglais, niveau B2 minimum, public anglophone au quotidien

• Connaissances RH et juridique en droit du travail

Latitude d’action :

Large autonomie dans l’exécution des tâches à partir de consignes générales sous contrôle ponctuel.

Force de proposition pour l’amélioration des missions confiées

Aptitudes et qualités :

Aisance relationnelle et aptitudes de travail collaboratif

Appétence pour les outils digitaux

Sens du service client

Capacité d’adaptation, réactivité et esprit d’initiative

Sens développé de la rigueur et de l’organisation

Aptitudes rédactionnelles et bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe)

Conditions d’exercice de l’activité :

Horaires fixes

Poste éligible au télétravail après période d'essai

Déplacements inter campus occasionnels

Ordinateur portable + écran(s) – outils bureautiques et digitaux adaptés à la fonction