AGENT.E DE PLANIFICATION H/F

Intitulé du poste à l'interne : "Gestionnaire Planification H/F"

L’EM Normandie est à la recherche d’un(e) Gestionnaire Planification pour rejoindre le Pôle Planification de Paris composé de 5 personnes. Le poste est à pourvoir en CDI sur notre campus parisien à compter de novembre/décembre 2024.

Placé(e) sous la responsabilité du Responsable Planification de Paris, vous aurez pour mission de déployer les cours et activités des programmes en lien avec les Directeurs d’études et académiques.

En tant que Gestionnaire Planification, vos principales missions seront les suivantes :

1) Déploiement opérationnel des cours et activités tels que prévus par le programme dans son plan de formation

• Prise de contact avec les professeurs et intervenants pour planifier leur venue au titre des cours et activités prévues. Diffusion des plannings établis.
• Identification des besoins pédagogiques des professeurs et intervenants : configuration salles, contraintes techniques, besoins en reprographie, accompagnement à la prise en main et à l’utilisation des outils en présentiel ou distanciel, etc...
• Programmation des cours et activités prévus et affectation des salles en conséquence
• Suivi des modifications de planning sur l’année
• Coordination avec la Direction des programmes pour l’utilisation des fiches de cours dans le SI de l’école
• Inscriptions des étudiants sur les cours : choix des cours, création des groupes, affectation des étudiants aux cours
• Gestion de l’accompagnement logistique et de l’accueil des professeurs et intervenants sur sites
• Rappel aux professeurs et intervenants des attendus pour la gestion et l’animation des cours (gestion des notes, examens, émargements, mesures sanitaires et consignes de sécurité, etc.)
• Gestion des examens (réception des sujets et vérification de leur conformité aux requis en coordination avec le Hub), des notes (relances des professeurs et intervenants pour la saisie ou import des notes dans les outils de gestion) et des sessions de rattrapages.
• Recueil et suivi des syllabi en lien avec les programmes

2) Participation à l’organisation et à l’optimisation des process de planification

• Effectuer un reporting régulier sur l’avancement de la planification permettant de mettre en place les actions nécessaires
• Contribuer à la rédaction de supports et process à destination des professeurs et intervenants afin de faciliter leur appropriation des outils en lien avec la Direction de la Transformation Digitale
• Contribuer à l’amélioration continue des outils et des modes opératoires déployés en collaboration avec les différents services support afin d’optimisation la gestion de la planification à destination de l’ensemble des publics concernés (corps professoral, programmes, services supports, étudiants)

Pour réussir dans ce poste, vous justifiez d'une expérience de 2/3 ans minimum dans un rôle administratif et détenez un diplôme Bac+2 dans les métiers d'assistanat administratif ou logistique. Une première expérience au sein d'une école de Commerce ou d'un centre de formation est un atout. Vous êtes dôté(e) d'un bon relationnel et avez le sens du service client.

Vous possédez les compétences requises afin de mener à bien vos missions :

Savoir-faire techniques
• Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
• Appétence pour les outils digitaux et collaboratifs

• Connaissance de l'ERP Aurion, un atout
• Aptitudes rédactionnelles et bonne maîtrise de la langue française à l’écrit (orthographe, grammaire, syntaxe) et à l’oral
• Aptitudes rédactionnelles et bonne maîtrise de la langue anglaise à l’écrit (orthographe, grammaire, syntaxe) et à l’oral (niveau B2 minimum)

Savoir-faire comportementaux
• Aisance relationnelle
• Aptitudes au travail collaboratif
• Sens développé de la rigueur et de l’organisation
• Curiosité : capacité à trouver des solutions
• Proactivité : capacité à proposer des améliorations de process, de supports
• Appétence au service client

Vous vous reconnaissez dans cette offre d'emploi ? Postulez sans plus attendre !

L'équipe Recrutement sera ravie d'étudier votre candidature.

Comment se déroule le processus de recrutement ?

- Si vous correspondez au profil recherché, vous serez contacté(e) pour un premier entretien RH par visio

- Un second entretien aura lieu en présentiel avec le Responsable du Pôle Planification à Paris

Au plaisir de faire connaissance,

L'équipe Recrutement EM Normandie