COORDINATEUR/RICE IPER

Rôle / Finalité de l’emploi :

• Participer au bon fonctionnement de l’IPER, aux plans administratif, matériel, organisationnel et relationnel
• Assister la responsable dans l’organisation quotidienne et au développement des formation de l’IPER

Activités principales :

Accomplir des tâches administratives, logistiques et commerciales diverses liées à l’organisation de l’IPER et des différentes formations proposées:

• Réaliser des travaux de secrétariat divers et non exhaustifs :
• Courriers, bureautique, mise en forme…
  
• Mise à jour et alimentation de la base de données du service (entreprises, prospects, inscrits…)

• Assurer la gestion administrative des formations, suivant les directives :
  • Gestion de la planification de la formation : saisie des données sous le logiciel (coordonnées intervenants, dates / heures des interventions, salles, statut, taux horaires…)
  • Confirmation des dates d’intervention aux intervenant(s)
  • Confirmation des inscriptions aux apprenants
  • Réalisation de notes d’information à destination des apprenants et/ou intervenants et courriers divers selon les besoins (communication du planning, convocations, lettres d’invitation, attestations, conventions de formations, certificats de formation…)
  • Gestion des listes et attestations de présence
  • Rédiger les formulaires d’évaluation des formations
  • Interaction avec les services supports : comptabilité fournisseurs / clients
  • Gestion et suivi des commandes (relation avec le service comptable)
  • Gestion des heures réalisées par les intervenants (e)s extérieur (e)s en relation avec les services comptable et paie

• Participation à l’organisation de la logistique des formations :
  • Réservation des salles, des badges, des pauses et signalisation
  • Accueil et suivi des stagiaires lors des formations et séminaires
  • Reprographie et/ou dépôt des supports de cours des intervenants sur l’ordinateur de la salle dédiée à la formation
  • Alimentation/gestion de la plateforme d’apprentissage
  • Envoi aux stagiaires les supports d’interventions si besoin

• Participation à la promotion et au développement de l’IPER :
  • Relances commerciales (phoning, email, emailing…)
  • Pourra être amené(e) à participer à des évènements en dehors des heures de travail
  • Pourra être amené(e) à participer à des actions de marketing direct
  • Pourra être amené(e) à se déplacer ponctuellement

Formation :

• Formation niveau BAC + 2/3 dans les métiers du secrétariat ou expérience professionnelle avérée complétée par la formation professionnelle et continue

Compétences :

• Maîtrise parfaite de la langue française
• Maîtrise de l’anglais : niveau équivalent B2
• Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat
• Maîtrise ou souhait d’être formé rapidement aux logiciels métier

Latitude d’action :

• Large autonomie dans l’exécution des tâches quotidiennes à partir de consignes générales sous contrôle ponctuel
• Force de proposition pour l’amélioration des missions confiées

Aptitudes et qualités :

• Sens développé de la rigueur et de l’organisation
• Capacité d’adaptation, réactivité, sens de l’écoute
• Conscience professionnelle

Prérequis :

• Connaissance du/appétence pour le secteur maritime et portuaire
• Souci du travail en équipe et attachement à une ambiance de travail positive
• Sens de la discrétion et confidentialité