Skip to content

ASSISTANT(E) A LA DIRECTION ADMINISTRATIVE DES PROGRAMMES

France, Normandie, CaenDIRECTION DES PROGRAMMES

Description de l'offre d'emploi

Dans le cadre de la création de la Direction Administrative des programmes, nous recherchons un(e) Assistant(e) pour accompagner et soutenir la Directrice. Ce poste est à pourvoir en CDI sur le campus de Caen.


Vous participerez au bon fonctionnement du service aux plans matériel, administratif, organisationnel et relationnel et assisterez la N+1 dans les travaux et actions confiés par celle-ci.


Missions principales :

  • Réaliser des travaux d’assistanat pour la direction du service 
  • Recevoir, rédiger dispatcher, transmettre et archiver les emails, courriers et dossiers électroniques
  • Gérer et organiser l’agenda
  • Organiser les déplacements du service et/ou de la responsable
  • Organiser les évènements pour le service (séminaire, réunion équipe)
  • Suivre le budget du service en accord avec la responsable
  • Participer aux réunions de service, assurer la prise de note et rédiger les comptes rendus
  • Accueillir, orienter et informer les personnes, prendre et diffuser les messages
  • Gérer l’information dans et hors du service :
    • Recherche de l’information
    • Circulation de l’information
    • Utiliser les réseaux sociaux et rendre visible les actions du service sur les réseaux interne de l’Ecole
  • Assurer les interfaces administratives avec les autres services et hors service
    • Application des règles et procédures en vigueur au sein de l’Ecole (ex : gestion des bons de commandes, et autres actions en lien avec les services notamment les programmes)
    • Répondre à certaines enquêtes administratives en lien avec des instances extérieures à l’Ecole
  • Gérer et suivre des dossiers du service en liaison avec la responsable
  • Mettre en forme ou réaliser des tableaux de bord, fichiers et les tenir à jour
  • Participer aux réunions du service et inter service, mettre en forme ou rédiger et diffuser les comptes rendus

Pré-requis du poste

Formation :

  • Formation niveau BAC à BAC + 2 métiers du secrétariat ou expérience complétée par la formation professionnelle continue
  • Expérience avérée dans le métier d’assistant(e)

Compétences :

  • Maîtrise des outils bureautiques et outils métier en interne
  • Fortes aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
  • Maitrise de la langue anglaise - Niveau B2 requis (test pour évaluer le niveau)


ou

Apply with Linkedin indisponible
Apply with Indeed indisponible