GESTIONNAIRE ADMISSIONS ET CONCOURS

Description de l'offre d'emploi

Rôle/Finalité de l’emploi :

  • Participer au bon fonctionnement du service aux plans matériel, administratif, organisationnel et relationnel suivant les directives déterminées par le/la responsable du service :

2 pôles :

  • Ø Admissions sur titre (AST)
  • Ø Concours

Missions communes à l’ensemble des pôles :

  • Être l’interlocuteur/trice privilégié(e) des candidats du statut de candidat au statut d’apprenant
  • Assister le/la coordinatrice concours dans l’organisation des épreuves
  • Gérer la boite de réception « Admissions »
  • Contribuer à la réalisation des objectifs du service
  • Participer aux réunions du service et inter-service. Gestion administrative de l’admission (désistements, reports de scolarité, remboursements d’acomptes, etc.)
  • Mise à jour des outils de suivi internes.

Activités et missions principales :

1- Admissions sur titre

  • Contribuer à la mise en place d’une procédure de gestion des candidats admis sur dossier
  • Assurer le suivi des candidatures et la relation avec les candidats français et internationaux
    • o Réception des dossiers validés par les services commerciaux (promotion nationale et internationale),
    • o Contrôle des pièces demandées en accord avec le règlement d’admissions (pièce d’identité, diplôme),
    • o Transmission des dossiers des candidats aux évaluateurs pour évaluation orale
    • o Réception des notes,
    • o Envoi des réponses aux candidats et des documents d’acceptation : refus, lettre de pré-admission avec demande d’acompte, etc.
    • o Relation individuelle possible avec les candidats pour suivi individuel spécifique,
    • o Transmission au Hub pour suivi des apprenants
    • o Mise à jour des tableaux de suivi internes


2- Assister la coordinatrice Concours dans la gestion des concours d’entrée

  • Assurer le suivi administratif et logistique de l’ensemble des concours d’entrée du suivi des inscriptions des candidats à la préparation et organisation des oraux,
  • Préparation des concours (sur les indications du N+1),
  • Gestion administrative des écrits, des surveillants, des concepteurs d’épreuves, et corrections d’épreuves
  • Conduire les jurys d’admissibilité et d’admission
  • Gestion des oraux (candidats, jurys et professeurs de langues)

Pré-requis du poste

Formation :

  • Formation niveau BAC + 2 dans les métiers du secrétariat ou expérience professionnelle avérée complétée par la formation professionnelle et continue

Compétences :

  • Maîtrise des outils bureautiques et outils métier en interne
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Maîtrise de l’anglais indispensable

Latitude d’action :

  • Large autonomie dans l’exécution des tâches à partir de consignes générales sous contrôle ponctuel.
  • Force de proposition pour l’amélioration des missions confiées

Aptitudes et qualités :

  • Aptitudes rédactionnelles et bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe)
  • Aisance relationnelle et aptitudes de travail collaboratif
  • Capacité d’adaptation, réactivité et esprit d’initiative
  • Sens développé de la rigueur et de l’organisation