Suite à la réorganisation de la direction des bâtiments, nous lançons un appel à candidature pour un poste de Coordinateur/trice vie de campus sur le campus du Havre.

Vous assisterez la direction du campus dans la gestion et le fonctionnement quotidien du campus :

Missions principales

• Réaliser les travaux de secrétariat en lien avec la gestion de campus :
  • Gérer les bons de commandes dans l'outil de gestion approprié
  • Réaliser les tableaux de bord de suivi des actions du service
  • Organisateur des réunions et préparateur des comptes-rendus
  • Assurer le suivi du budget du campus
• Favoriser et optimiser l'organisation de la vie du campus avec l'appui logistique des équipes techniques en tenant compte des besoins des services et des indications de la direction de campus :
• Prendre en charge la gestion logistique et administrative des aménagements des espaces et des emménagements/déménagements des collaborateurs sur le site (planification, organisation, ...)
• Gérer les commandes avec les prestataires de services (matériel, traiteurs, ….)
  • Piloter la planification des espaces et salles (hors pédagogie) en lien avec le service planification
• Assurer la coordination des événements au sein du campus en collaboration avec les services organisateurs concernés en interne
• Recevoir et gérer les demandes de réservations d'espaces pour des événements organisés par des entités externes. S'assurer de la bonne organisation de ces événements
• Contribuer à la qualité de vie sur le campus et à l'image de l'école et garantir les bonnes relations avec les différents services en interne et les personnes extérieures :
• Assurer une assistance pratique aux différents services et aux usagers externes, gérer les réclamations, proposer des solutions en lien avec les services compétents (DBSG, TNT…)
• Garantir la qualité d'accueil du public
• Communiquer auprès des occupants pour les informer des évolutions, des interventions sur le campus en lien avec les autres services (DBSG. DTT)
• - Participer aux réunions du service et interservices

De formation niveau BAC +2/3 dans les métiers de la gestion administrative, de la gestion de projets ou de l'expérience professionnelle avérée complétée par la formation professionnelle

compétence :

• Maîtriser les outils bureautiques, les navigateurs internet, les outils métiers
• Maîtriser les règles de secrétariat (mise en forme des courriers, publipostage, archivage, ...)
• Connaitre les règles d'hygiène et de sécurité
• Connaitre les règles RGPD et de confidentialité
• Posséder un bon niveau d'anglais
• Maîtriser la langue française (syntaxe, grammaire, orthographe)
• Posséder une expérience du travail d'équipe, en mode transversal et projet

Latitude d'action et prérequis :

• Grande autonomie dans l'exécution des missions et activités attribuées
• Force de proposition et d'amélioration de la qualité du service
• Disponibilité

Qualités :

• Sens relationnel développé
• Aptitudes fortes à la communication, à la négociation
• Proactivité, réactivité, objectivité
• Aptitudes rédactionnelles
• Très grand sens de la rigueur, de l'organisation, des priorités

Conditions d'exercice :

Temps plein du lundi au vendredi

L'activité s'exerce en dehors et en présence de public

Poste habilité au télétravail 2 jours maximum par semaine après période d'adaptation au poste de travail

Déplacements inter campus occasionnels

Ordinateur portable + écran à disposition

Téléphone portable

Présence occasionnelle possible en dehors des horaires normaux de travail (soir, week-end)